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Como calcular os gastos da viagem - Parte 1: planejamento

terça-feira, junho 05, 2012

Se você é milionário e não se importa com o quanto vai gastar e com o quanto gastou em uma viagem, ignore este texto. Se você precisa de planejamento financeiro para viajar, assim como nós, este post é para você.

Planejando os custos de uma viagem solo

Quando viajamos sozinhos, não precisamos nos preocupar em dividir os gastos, mas o planejamento ainda é essencial. Para planejar uma viagem solo, criei uma tabela simples, onde coloco tudo o que eu pretendo gastar e estimo gastos extras. Com ela, consigo ter um valor aproximado de quanto custará toda a minha viagem e, se o total estiver fora da minha realidade, dou um jeito de eliminar alguns serviços ou de diminuir os gastos diários, bem como de poupar dinheiro até as datas de pagamento.

Em julho, vou a Florianópolis (Santa Catarina) para um evento no Resort Costão do Santinho, onde me hospedarei por 3 dias. A estadia para o evento (R$ 999,00) foi dividida em entrada (R$ 198,00) + 9 parcelas de (R$ 89,00). Como a estadia no resort é all inclusive, não terei nenhum gasto extra neste período (acredito, né?). 
Ficarei mais outros 3 dias na casa da minha prima Viviane e, para esses dias, estimei um valor máximo para gastar com alimentação e bobagens (tipo picolé na praia. Mentira). Na casa dela, eu não preciso gastar dinheiro e, como a Vivi me levará para o resort, também não contei com táxi ou outro transporte.
Vamos à tabela. 

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A - Na primeira coluna, eu especifiquei a data da reserva de todos os serviços que contratei previamente. Não é uma coluna fundamental, mas eu sou organizadinha. Hahaha.
B - Na segunda coluna está a data de vencimento de cada serviço. Sendo assim, como dividi a estadia no Costão do Santinho, coloquei todas as datas até o fim do pagamento, como se fossem serviços comprados separadamente.
- Na terceira coluna estão os serviços que utilizarei na viagem.
D - Nesta, o nome da empresa contratada. Mais uma coluna que não é fundamental, mas eu gosto.
E - Na quinta coluna estão os valores de cada serviço. Veja bem, aqui eu coloquei o valor de cada parcela da minha estadia como se cada uma fosse uma compra distinta. Ao final, somei todas as linhas e obtive o valor total da viagem.
F - Na sexta coluna estão as formas de pagamento que utilizei ou utilizarei. Acho esta coluna importante para prevermos a quantidade de dinheiro em espécie que precisaremos levar e o quanto será descontado de nossos cartões de crédito. Aliás, quando o pagamento é feito no crédito, eu coloco a data de vencimento do cartão na segunda coluna (B). 
G - Na sétima coluna, coloquei as datas dos pagamentos realizados. Se eu já paguei algum serviço, coloco a data na tabela. Se ainda não paguei, deixo em branco.
H - Na oitava coluna, eu coloquei somente os valores que eu já paguei. Ao final, somo tudo que já foi pago. Também gosto de grifar a linha toda de amarelo dos pagamentos que já realizei, mas isso você não precisa fazer. 
I - Na última coluna, há uma fórmula: eu subtraio o valor da coluna H (quanto paguei) do valor da coluna E (valor total). Ex: =SOMA(H5:H5)-E5
A última linha (19 - cinza) da tabela me mostra, portanto, o valor total da viagem, o valor que eu já paguei e o valor que falta eu pagar. Prático, não é?

Planejando os custos de uma viagem com amigo

Quando viajamos com um amigo, as coisas complicam um pouquinho, mas não muito. :)
É que, muitas vezes, precisamos fazer uma única reserva para ambos os viajantes e diversas empresas só permitem um pagamento. Assim, ou você ou seu amigo precisará arcar com certas despesas para dividi-las posteriormente.
Neste caso, as estimativas de gastos extras e pessoais não entram na planilha. Calculo um valor por dia que pretendo gastar e deixo essa conta só pra mim. Para uma viagem ao exterior, costumamos estimar o valor de 100 dólares por dia de viagem, para serem gastos com alimentação e comprinhas. Mas aí vai de cada um.

Para exemplificar, apresento a tabela que usamos em nossa primeira #SinTrip, quando fomos para os Estados Unidos. Coloquei aqui somente a tabela da cidade de Las Vegas para não ficar muito extenso (afinal, foram muitas cidades!), com os cálculos e pagamentos feitos somente até a data do nosso embarque. Se você precisar criar uma planilha para diversos destinos, basta acrescentar outras tabelas iguais a essas.
Compramos nossas passagens na CVC, em uma única reserva, e dividimos o pagamento em oito parcelas, através de boleto bancário. Como não havia a possibilidade de dividirmos o boleto em dois, a CVC gerou o boleto em meu nome e, todo mês, a Ana depositava a quantia da parte dela em minha conta.
A tabela mostra os pagamentos que realizamos até a data da viagem, grifados em amarelo. Vou falar do pós viagem em outro post. A maioria das colunas é igual a da primeira planilha. As coisas mudam no final. Vamos lá:

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A - Assim como na planilha da viagem solo, na primeira coluna estão as datas das reservas.
B - Vencimento dos pagamentos (se a forma de pagamento for boleto ou cartão de crédito, coloque a data real do vencimento dos mesmos).
C - Serviços que serão utilizados na viagem.
D - Empresas que prestarão os serviços.
E - Na quinta coluna eu coloco os valores totais dos serviços. Atenção: sempre calcule o valor para as duas pessoas. Por exemplo: quando compramos os ingressos para o Madame Tussauds, o valor de cada ingresso era de 20 dólares, portanto, nesta coluna, multiplique o valor unitário por dois para obter o valor total. Sendo assim, o valor do Madame Tussauds para as duas era de 40 dólares. Atenção também para a moeda: se estiver pagando tudo em Dólar, não misture com Real. Veja como separamos: as passagens foram pagas em real e o resto em dólar. Não misturamos os duas moedas para não nos confundirmos. No próximo post, mostrarei como fazemos a conversão, que deve ser feita somente no término da viagem (afinal, você nunca sabe quanto valerá o dólar na data de fechamento da fatura do seu cartão de crédito).
F - Na sexta coluna, especifiquei as formas de pagamento utilizadas.
G - Data em que o pagamento foi realizado. Se ainda não foi pago, deixei em branco.
H - Na oitava coluna, coloquei o nome de quem pagou. Se você pagou o serviço com o seu cartão de crédito mas seu amigo lhe deu o dinheiro na mesma hora em que o pagamento foi realizado, é o seu nome que deve constar nesta coluna. Você saberá que o outro pagou, na coluna seguinte. Isso serve para controle  dos viajantes.
I e J - Essas duas colunas servem para saber quanto cada um já pagou da sua parte. Cada coluna tem o nome de uma pessoa e os valores pagos por ela. Exemplo: na primeira linha (5), o valor da parcela da passagem era de R$ 585,62. Eu fiz o pagamento (coluna H), mas a Ana depositou o valor da parte dela (R$ 292,81) na minha conta. Portanto, a Ana pagou R$ 292,81 e eu paguei R$ 292,81. Se a Ana não tivesse depositado o dinheiro, a coluna dela ficaria em branco e, a minha, com o valor total (R$ 585,62).
K e L - Essas duas colunas representam o quanto cada uma ainda precisa pagar. Exemplo: o seguro viagem (linha 7) nos custou R$ 183,04. Cada uma deveria pagar R$ 91,52. Eu fiz o pagamento total do seguro e falei para a Ana me pagar quando voltássemos. Sendo assim, fiquei com um saldo positivo de R$ 91,52 (L-7) e a Ana ficou com um saldo negativo de R$ 91,52 (K-7), ou seja, eu tinha um crédito a mais e ela estava devendo este valor. Quando ambas pagam um determinado serviço, os valores dessas colunas ficam zerados. A fórmula que eu utilizei aqui foi a seguinte:
Para a coluna K, com o nome da Ana: =SE($I7<=($E7*0,5);$I7-($E7/2);$I7-($E7/2)), ou seja: o valor é a soma do valor total, dividido por dois, menos o valor do pagamento realizado.
Para a coluna L, com o meu nome: =SE($J7<=($E7*0,5);$J7-($E7/2);$J7-($E7/2)).
Complicado? É. Na verdade nem eu sei como essa fórmula funciona. Hahahaha. Então crie uma tabela igualzinha a esta e cole este código. Pronto, resolvido.
M - Por fim, a última coluna mostra quanto falta para as duas pessoas pagarem juntas. Se uma pessoa já pagou, o valor é zero. Se ambas já pagaram, o valor também é zero. Aqui, o valor representa o quanto as duas pessoas devem para a empresa contratada.
Ainda na linha do seguro viagem, a fórmula que utilizei foi: =SOMA(I7:J7)-E7, ou seja: a soma de quanto foi pago (colunas I e J) menos o valor total (coluna E). Basta repetir a fórmula em todas as linhas.
As últimas linhas de cada tabela (14 e 24 - cinza) mostram os valores totais da viagem (coluna E), o quanto cada uma já pagou (I e J), o saldo de cada uma (K e L) e o quanto precisam pagar (M). Para este cálculo basta somar as colunas inteiras.

No próximo post, você vai entender como calcular o quanto cada pessoa fica devendo para a outra. O ideal é que, antes e durante a viagem, você e seu companheiro anotem tudo (tudo mesmo!) o que gastam em conjunto (e que alternem nos pagamentos para não pesar em um bolso só). 
Em nossas viagens, quando não conseguimos dividir um serviço no ato do pagamento, uma das duas se encarrega de pagar e, na compra seguinte, a outra toma as rédeas. Anotamos os valores e, no fim da viagem, fazemos as contas de quanto cada uma deve para a outra. É complicado, mas matemática é um horror mesmo. Eu detesto! Hahaha. (Não foi à toa que estudei Humanas e não Exatas).

Até o próximo post!

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